Утвержден

Приказом

Целинного районного суда

Республики Калмыкия

от 27.12.2022_ г. № _21_

Порядок выдачи подлинных документов (электронных документов),

заверенных копий материалов дела, письменных справок,

копий судебных постановлений, вступивших в законную силу

1.Общие положения

1.1 Настоящий Порядок выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных постановлений, вступивших в законную силу (далее — Порядок) разработан в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде, Российской Федерации от 29 апреля 2003 года №36, Инструкцией «О порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции», утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 г. N 56 , Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации, Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации.

1.2. Настоящий Порядок регулирует процедуру выдачи подлинных документов (электронных документов), заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных постановлений, вступивших в законную силу в Целинном районном суде Республики Калмыкия.

2. Категории должностных лиц, наделенных правом принимать решения о выдаче подлинных документов (электронных документов), заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных постановлений, вступивших в законную силу.

 2.1. Принимают решения о выдаче подлинных документов (электронных документов), заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных постановлений, вступивших в законную силу:

- председатель суда или лицо его замещающее в случаях, когда дело (материал), из которого необходимо выдать подлинные документы, заверенные копии материалов дела, письменные справки и копии судебных постановлений, вступивших в законную силу, находится в уголовной или гражданской канцелярии суда либо передано на хранение в архив суда;

- председательствующий по делу судья, в производстве которого находится дело (материал), из которого необходимо выдать подлинные документы (электронные документы), заверенные копии материалов дела, письменные справки и копии судебных постановлений, вступивших в законную силу.

 3. Порядок выдачи подлинных документов (электронных документов), заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных постановлений, вступивших в законную силу.

3.1. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются секретарями суда на основании их письменного заявления; а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция председателя суда (или лица его замещающего).

Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.

При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.

Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии, подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

Письменные доказательства из дела с разрешения судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии - председателя суда (лица его замещающего) могут быть возвращены представившим их лицам и до вступления решения суда в законную силу

3.2. Копии судебных актов, вступивших в законную силу, могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председательствующего судьи или председателя суда (в случае отсутствия - заместителя председателя суда) по письменному заявлению (форма N 63), в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

3.3. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения председателя суда или лица ею замещающего. Выдача таких копий из судебного дела секретарем суда иным лицам и организациям производится по письменному запросу или заявлению на основании резолюции председателя суда или лица его замещающего.

3.4. Заявления, не содержащие данных о фамилии заявителя, месте его жительства рассмотрению не подлежат.

Заявление рассмотрению не подлежит, если текст не поддается прочтению. В случае если возможно прочитать почтовый адрес и фамилию заявителя, ему сообщается о причинах оставления заявления без рассмотрения.

3.5. После регистрации заявления в канцелярии суда оно передается для рассмотрения председателю суда или лицу его замещающему.

В соответствии с резолюцией председателя суда или липа его замещающего, специалист 1 разряда передает заявление секретарю суда не позднее следующего рабочего дня под расписку в журнале.

3.6. Подготовка для выдачи запрашиваемых документов осуществляется по гражданским и административным делам - секретарем суда гражданской канцелярии суда, по уголовным делам - секретарем суда уголовной канцелярии суда.

3.7. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "КОПИЯ".

Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются секретарями суда в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.

Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

3.8. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью "пронумеровано и скреплено печатью ___ листов, подпись ________" с указанием суда, которым выдается копия документа, подпись скрепляется печатью суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Печать и штамп "Копия верна" ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления, судебного приказа) об этом делается отметка. На выдаваемой копии судебного акта работником архива суда также делается отметка о дате вступления его в законную силу.

3.9. Выдаваемые судом копии документов должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ.

Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в справочном листе.

Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений) осуществляется на основании письменного мотивированного заявления лица.

3.10. Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе, которые создаются на основе рабочего экземпляра контейнера электронного документа. На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и оттиск печати - на обороте последнего листа копии.

По запросу лиц, имеющих право на получение копий документов, и при наличии технической возможности архивные справки (выписки) могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям.

Электронные архивные справки (выписки) заверяются электронной подписью председателя суда или его заместителя.

3.11. Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет в порядке, установленном председателем суда.

Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в суд материальный носитель информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в соответствующем суде). Представленные в суд материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию. В целях безопасности перед записью представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, после предварительного уведомления лица, подавшего соответствующее заявление.

Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче работником архива суда делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к судебному делу, при этом делается соответствующая отметка в листе использования документов.

Неполученная заявителем копия аудиозаписи судебного заседания по почте не направляется.

Электронный носитель информации, с которого изготавливалась копия, должен быть вшит в дело (приобщен к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписан работником суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

3.12. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется лицам, участвующим в деле, их представителям по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда или судьей - председательствующим по делу. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией председателя суда или судьи - председательствующего по делу подшивается в судебное дело.

Снятые перечисленными лицами за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

IV. Ознакомление с материалами судебного дела находящегося в архиве

Ознакомление с судебным делом производится в рабочем помещении приема граждан в присутствии работника архива в обстановке, исключающей возможность изъятия из судебного дела документов (листов) или внесения в них каких-либо изменений, по общим правилам, за исключением особенностей, установленных данным разделом.